Manajemen Perpustakaan

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengetian

Struktur organisasi adalah wadah pengoordinasian, maka struktur organisasi perpustakaan sekolah mampu menunjukkan hubungan antara pejabat dan bidang kerja yang satu dengan yang lainnya, sehingga jelas kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing. Pengertian organisasi telah di definisikan banyak orang, antara lain Padmo Wahyono dalam Ensiklopedia Nasional Indonesia Vol.11, yang menyatakan bahwa organisasi adalah suatu kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja yang tetaap. Sementara itu, James D. Rooney sebagaimana dikutip Manullang dalam Lasa, mengungkapkan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Dari beberapa pendapat, dapat dipahami bahwa dalam organisasi terdapat tiga komponen yang harus ada agar perjalanan organisasi lebih baik, yaitu kelompok orang, kerja sama yang harmonis, serta pembagian hak, kewajiban, dan tanggung jawab. Proses pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi, dan pengarahan pada langkah-langkah tertentu. Koordinasi di sini maknanya adlah proses pengintegrasian tujuan-tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan lembaga atau perpustakaan secara efisien.

 Dengan kata lain, pengorganisasian disini adalah suatu proses dan upaya mengkoordinasikan berbagai unsur organisasi (perpustakaan) demi tercapainya tujuan organisasi (perpustakaan). Ada lima prinsip yang harus dipegang bagi suatu organisasi yang ingin berjalan dengan baik.

a.       Perumusan tujuan

b.      Pembagian kerja

c.       Pembagian wewenang

d.      Kesatuan komando

e.       Koordinasi

Struktur organisasi adalah mekanisme formal untuk mengelola diri dengan pembagian tugas wewenang  dan tanggung jawabyang berbeda-beda. Struktur organisasi yang efektif juga akan merefleksikan tujuan dan sasaran. Sistem penyusunan organisasi suatu lembaga dikenal beberapa prinsip, yakni:

a.       Prinsip kesatupaduan komando (unity of command)

b.      Pembagian wewenang (scalar principle)

c.       Jangkauan pengawasan (span of control)

Sementara itu, pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam organisasi dalam perpustakaan sekolah akan tampak jelas apabila disusun suatu bagan formal oranisasi. Pada umumnya, unit-unit organisasi yang terpisah digambarkan dalam bentuk kotak-kotak yang dihubungkan dengan garis yang menunjukkan hubungan kerjaa atau komando. Untuk itu, penentuan bagan organisasi perpustakaan dapat disesuaikan dengan besar atau kecilnya kekuasaan dan kewenangan pegawai.

Sementara itu, dalam kaitannya dengan sistem pengorganisasi perpustakaan (sekolah), perlu memperhatikan elemen-elemennya di dalamnya. Di antaranya adalah kegiatan, sumber daya manusia, sistem, sumber informasi, srana dan prasarana, serta dana. Elemen-elemen ini dapat dikoordinasidan diarahkan sedemikian rupa untuk mencapai tujuan perpustakaan. Struktur organisasi setiap jenis perpustakaan memiliki karakteristik masing-masing. Hal ini dapat dimengerti karena perbedaan masyarakat yang dilayani, lembaga yang menaunginya, dana, dan sumber daya manusia.

Perpustakaan sebagai sarana dan prasarana pendidikan perlu ada dalam setiap satuan pendidikan formal dan nonformal (UU Nomor 20 Tahun 2003 Bab XII Pasal 45. Undang-Undang itu berlaku pada setiap satuan pendidikan jalur pendidikan sekolah, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun masyarakat, harus menyediakan sumber belajar. Peran dan status pustakawan sebagai tenaga kependidikan telah diatur secara jelas dalam undang-undang SISDIKNAS dalam Bab XI Pasal 39 tentang tenaga kependidikan.

Melihat realitas di lapangan, Lasa mencermati bahwa penyusunan struktur organisais perpustakaan sekolah belum mampu merefleksikan spesialisasi bidang standarisasi dan belum adanya koordinasi yang baik. Untuk itu, menurut Lasa seorang pustakawan senior dari Universitas Gajah Mada, ada beberapa bentuk struktur organisasi perpustakaan yang cocok dan bisa kita gunakan serta dikembangkan dalam perpustakaan sekolah.

B.     Prinsip-Prinsip Yang harus di pegang 

Dalam sebuah organisasi sebuah prinsip harus dipegang untuk memberikan sebuah pegangan. Adapun prinsip yang harus dipegang oleh sebuah organisasi yaitu

1.      Perumusan tujuan

Dalam perumusan sebuah tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen yang terkait alam organisasi tersebut

2.      Pembagian kerja

Dalam hal ini, untuk mencapai keefektifan dan efisiensi maka perlu pembagian tugas yang jelas

3.      Pembagian wewenang

Pembagian wewenag jelas pada masing-masing orang atau kelompok dalam suatu organisasi dapat menghindarkan dari terjadinya benturan kepentingan dan tindakan

4.      Kesatuan komando

Dalam suatu sistem koordinasi yang baik, harus ada kesatuan komando atau perintah agar tidak terjadi kebingungan di tingkat pelaksana.

5.      Koordinasi

Koordinasi adalah proses integrasi tujuan pada satuan yang terpisah dalm suatu lembaga untuk mencapa tujuan organisasi secara efisien.

C.    Rekonstruksi Organisasi Perpustakaan Sekolah

Restruktur organisasi perpustakaan sekolah adalah langkah pertama dari beberapa langkah antisipasif yang ditawarkan oleh Lasa bagi perpustakaan untuk  mendapatkan dana atau keuntungan yang dalam pelaksanaanya memerlukan peralatan, modal, dan sisitem yang terkait. Langkah kedua dan ketiga adalah penataan manajemen dan identifikasi masalah.

Perpustakaan sebagai organisasi public memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat umum dengan mengutamakan kepuasan pelanggan. Di dalam pengoprasionalkan, perpustakaan memerlukan dana yang diperoleh dari pemerintah dan sumbangan buku.poleh sebab itu, tidaklah berlebihan apabila perpustakaan menggali dana dari masyarakat pemakai dalam batas-batas kewajaran. Dengan kata lain, perpustakaan sebagai organisasi non profit dapat mengambilkeuntungan dengan syarat-syarat tertentu. Dalam hal ini, menurut Oleck, sebagaimana dikutip Lasa dari Salusu, ada tiga batasan bagi organisasi non profit perpustakaan, sehingga dibenarkan dan atau diperbolehkan mengambil dana dari masyarakat dengan beberapa alasan, antara lain :

1.      Public benefit yaitu dana itu merupakan keuntungan yang dapat dinikmati oleh masyarakat umum, seperti halnya sekolah, museum,dan rumah sakit.

2.      Mutual benefit yaitu keuntungan atau dana yang diperoleh merupakan keuntungan yang dinikmatio oleh seluruh anggota organisasi non profit, sepertihalnya koperasi.

3.      Private benefit yaitu organisasi itu mengutip dana dari masyarakat sekedar biaya operasional dan tidak mencari keuntungan secara berlebihan yang tentunya tidak sama dengan organisasi bisnis,

Untuk memudahkan koordinasi, disusun struktur yang mengatur pembagian tugas, wewenang,kekuasaan, dan tanggung jawab kepada individu maupun kelompok dengan segala hak, kewajiban, dan fasilitas lain. dal restrukturisasi organiasai, perlu dipikirkan pemberian wewenang yang lebih longgar kepada bawahan untuk menemukan kebijaksanaan dalam bidang mereka. Pemberian wewenang disertai tanggung jawab dan diharapkan mampu menumbuhkan kreatifitas. Penyusunan struktur yang tepat akan membuat organisasi itu lebih efektifdan efisien.\

Berikut beberapa cirri yang bisa digunakan untuk menilai efektifitas organisasi :

1.      Memiliki bias terhadap tindakan dan penyelesaian tindakan

2.      Selalu dekat dengan pelanggan

3.      Memupuk semnagt kewirausahaan

4.      Para pegawai terpacu untuk meningkatkan produktifitas

D.    Mengetahui tata cara perpustakaan sekolah

Perpustakaan akan lebih berfungsi jika penataan dikelola dengan baik. Oleh karena itu, supaya penyelenggaraan perpustakaan sekolah bisa menunjang pelaksanaan kegiatan pembelajaran, maka perlu penataan kerja atau pengelolaan perpustakaan.

Sebagaimana yang dikatakan oleh the liang gie, bahwa unit tata usaha memiliki tiga peran pokok yaitu :

1.      Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan opreratif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi

2.      Tata usaha menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk mdmbuat kpeutusan atau melakukan tindakan cepat

3.      Tata usaha membantu kelancaran pekerja organisasi sebagai suatu keseluruhan

Sementara itu,  unit pelayanan teknis dengan unit pelayanan teknis dengan init pelayan pembaca hubungannya sangat erat. Namun, krbanyakan pelaksanaan tugas-tugas pelayanan pembaca setelah tugas-tugas pelayanan tugas teknis terselesaikan.

E.     Tata cara pendirian perpustakaan

            Karena keberadaan perpustakaan sekolah sangat penting, maka pendirian unit ini adalah sesuatu yang sanagt urgen. Perpustakaan yang biasanya  diadakan di sekolah itu ada dua, yaitu:

a.        perpustakaan sekolah pusat

merupakan perpustakaan pusat yang melayani semua warga sekolah tanpa memandang kelas.

b.       perpustakaan kelas

perpustakaan yang biasanya ada di kelas I, II dan  III pada sekolah dasar.

               Ibrahim Bafadal mengungkapkan bahwa untuk mendirikan perpustakaan sekolah, ada beberapa langkah yang dapat ditempuh, diantaranya pembuatan perpustakaan sekolah, mengusahakan dan mengatur bahan-bahan pustaka, menunjukkan tenaga pengelolaan, serta membuat tata tertib perpustakaan sekolah.

1.      Pembentukan Panitia

              Untuk mendirikan suatu perpustakaan sekolah sekolah maka dibutuhkan pengagas yang kelak melahirkan suatu tenaga. Apabila gagasan untuk mendirikan perpustakaan telah muncul, maka langkah berikutnya adalah segera merapatkan gagasan tersebut  dengan seluruh anggota staf sekolah. Dan jika disetujui maka dalam rapat tersebut disusun rancangan pendirian perpustakaan. Adapun dalam susunan rancangan itu, perlu mencakup beberapa hal.

a.       Latar belakang pendirian perpustakaan sekolah

b.      Tujuan pendirian perpustakaan sekolah

c.       Rencana personalia perpustakaan sekolah

d.      Struktur organisasi perpustakaan sekolah

e.       Cara pencarian dana dan pembianaan perpustakaan sekolah.

            Kemudian kepala sekolah melaporkan dan mengusulkan rancangan perpustakaan sekolah itu kepada instansi yang berwenang. Dan penting utnuk diingat hendaknya kepala sekolah meminta saran-saran, bimbingan, ataupun bantuan dari instansi yang bersangkutan, serta berupaya agar rancangan itu disetujui sehingga rancangan tersebut segera dapat direalisasikan. Jika rancangan telah disetujui oleh pihak-pihak terkait, maka kepala sekolah harus segera merencanakan rapat dengan mengundang beberapa pihak. Dalam rapat tersebut perlu diundang pihak eksternal dan internal untuk mendapatkan dukungan bagi pendirian perpustakaan sekolah.

            Agar senantiasa terjalin kerja sama yang baik antara sekolah dengan pihak-pihak luar atau anggota masyarakat, maka sebaiknya personalia panitia perpustakaan sekolah terdiri  atas kepal sekolah, guru-guru, wakil orang tua /wali, dan pemuka masyarakat setempat. Berikut contih susunan kepengurusan atau kepanituan perpustakaan.

Ketua             : Kepala sekolah

Wakil Ketua  : Salah seorang pejabat pemerintah atau pemuka masyarakat

Sekretaris       : Kepala Perpustakaan guru

                        Putakawan ( dari guru)

Bendahara     : Ketua Komite Sekolah (wakil orang tua/wali murid)

Anggota         : Beberapa orang guru, wakil orang tua.wali murid, dan pemuka masyarakat. Kepanitian perpustakaan sekolah memiliki beberapa tugas, yakni:

a.       Merencanakan pendirian perpustakaan sekolah

b.      Menetukan policy untuk pengembangan dan pembinaan perpustakaan sekolah

c.       Menetukan  policy  dalam hal mencari sumber-sumber pengandaan dasar.

d.      Menentukan policy dalam hal penentuan tenaga pengelolaan perpustakaan sekolah.

e.       Melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan perpustakaan sekolah.

2.      Mengusahakan Sarana dan Prasarana

              Sarana yang dimaksudkan disini adalah perlengkapan dan peraturan yang dibutuhkan dalam menyelenggarakan perpustakaan sekolah. Ada dua macam peralatan yang perlu disediakan di perpustakaan sekolah, pertama peralatan-peralatan yang habis pakai, seperti kertas, spidol, benang, lem, dll. Kedua, peralatan-peralatan tidak habis pakai, seperti gunting, silet, pisau, alat pencegah, dll.

3.      Mengusahakan Dan Mengatur Bahan-Bahan Pustaka

             Ada dua cara yang bisa ditempuh untuk mengusahakan bahan-bahan pustaka yaitu :

a.       Buku buku yang telah dimiliki sekolah dikumpulkan

b.      Panitia perpustakaan sekolah mengusahakan dengan cara lain, seperti membeli, meminta sumbanga.

       Jika telah terkumpul, langkah berikutnya adalah processing bahan-bahan pustaka. Adapun urutan langkah penanganan processing adalah sebagi berikut

1.      Koleksi disetempel sekolah dan inventaris perpustakaan

2.      Mendaftar koleksi pada buku inventaris

3.      Mengklasifikasi koleksi menurut sistem klasifikasi

4.      Mengatalog buku-buku yang tersedia

5.      Melengkapi koleksi dengan kantong buku, kartu buku, slip tanggal, dan “call number”

6.      Menyusun buku-buku(koleksi) di almari atau rak buku.

4.       Menunjuk tenaga pengelolaan

             Tenaga pengelola perpustakaan di setiap jenjang membutuhkan tenaga pengelola yang berbeda. Semakin tinggi jenjang pendidikan maka memerlukan tenaga yang lebih banyak untuk mengelola. Adapun kriteria seorang kepala perpustakaan, menurut ibarahim bafadal yakitu :

a.       Seorang guru

b.      Guru yang mempunyai keahlian dalam bidang perpustakaan

Sementara itu, untuk petugas perpustakaan sekolah, tugasnya adalah membantu kepala perpustakaan sekolah atau guru pustakawan.

5.      Membuat tata tertib

             Peraturan dan tata tertib perpustakan (sekolah)  adalah pernyataan yang jelas dan tegas mengenai tanggung jaawab dari semua pihak yang mengakses dan memanfaatkan perpustakaan. Meskipun demikian, tata tertib ini dimaksudkan mengajarkan disiplin yang keras. Hal ini selaras dengan pendapat ibarahim bafaal  yang mengatakan bahwa pembuatan tata tertib perpustakaan sekolah  sangat penting dalam usaha pembinaan dan pengembangan perpustakaan sekolah.

             Dalam membuat peraturan maka kita juga harus memperhatikan pertama, pembuatan tata tertib melibatkan seluruh anggota panitia perpustakaan sekolah dan tenaga pengelola operasional. Yang kedua, perlu dicantumkan dalam tata tertib perpustakaan sekolah sebagai berikut :

a.       Sifat dan status perpustakaan sekolah

b.      Keanggotaan perpustakaan sekolah

c.       Bahan0bahan putska yang disediakan,

d.      Sanksi atau hukuman

e.       Iuran bagi setiap anggota

f.       Waktu pelayanan atau jam buku

g.      Sistem penyelenggaraan

h.      Lumanya setiap kalipeminjaman, dan jumlahnya

            Ketiga,hendaknya tata tertib perpustakaan dibuat dengan sederhana agar dapat dijalankan dengan cara efektif, serta menjamin suasana yang aman dannkonsudsif. Ke empat, perarturan tidak perlu kaku dank keras. Hal ini dilakukan untuk mendorong peserta didik mencintai membaca dan terus belajar seumur hidup.

BAB III

PENUTUPAN

A.    Kesimpulan

               Perpustakaan merupakan sebuah bentuk dari sumber belajar yang menghimpun berbagai informasi dalam bentuk buku dan bukan buku yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai dalam upaya mengembangkan kemampuan dan kecakapannya. Dengan demikian perpustakaan membutuhkan pengelolaan yang baik dan profesional dalam memberikan perhatian serius. Perhatian itu diwujudkan dalam bentuk memberikan segala upaya baik tenaga, pikiran, maupun financial demi pengoptimalisasikan peran perpustakaan sekolah.

B.     Saran

               Sebagai pengelola organisasi yang baik maka dibutukan suatu struktur guna membagi tugas agar lebih efisien dan lebih efisien. Dalam struktur ini akan lebih member kanperhatian khusus terhadap sepsifikasi pekerjaan di perpustakaan sekolah. Dengan demikian guru atau karyawan perpustakaan harus lebih memahami tentang pengelolaan perpustakaan yang baik. Selain itu para pustakawan harus memkasimalkan penggunaan sumber belajar disekitarnya.

DAFTAR RUJUKAN

Praswoto,Andi.2012. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah Profesional.Jogyakarta:DIVA Press

Ibrahim,Bafadal.2008.Pengelolaan Perpustakaan Sekolah.Jakarta:Bumi Aksara.